Създаване и управление на фолиа
За ефективно проследяване на таксите и плащанията трябва първо да създадете фолио. Такова фолио може да се отнася до конкретна резервация, фирма или външен клиент.
Стандартни фолиа
Стандартните фолиа са най-често срещани в системата. Съществено, те са сметката на госта и обикновено съдържат всички такси за настаняване, всякакви направени плащания и други. Ето кои операции можете да изпълните с тях:
- Добавяне на нови такси и плащания.
- Поправка на съществуващи такси (което включва редактиране и анулиране).
- Прилагане на отстъпки върху таксите, посочени в фолиото.
- Разделяне на таксите по няколко фолиа за резервация или фирма. Има два поддържани модела за това разделяне:
- Равномерно разпределение между избраните фолиа.
- Пропорционално разпределение между избраните фолиа, където за всяко фолио се определя уникален процент, който определя частта, която да се прехвърли към него.
- Трансфер на такси и плащания между фолиа от други резервации или фирми.
- Анулиране на плащания.
- Пълно анулиране на фолио, което анулира всички такси и плащания.
- Дублиране на фолио в рамките на същата резервация или фирма, като запазва оригиналните такси.
- Отчитане на авансови плащания или задържания от плащанията на фолиото.
- Въвеждане на данни за получателя, било то физическо лице или фирма.
- Посочване на краен срок за плащане на фолиото.
- Добавяне на бележки към фолио.
- Затваряне на фолио, което може да бъде съпроводено от издаване на фактура.
- Отваряне на затворено фолио
Работа с фолиа за авансови плащания
Фолиата за авансови плащания се използват, когато сте събрали предварително плащане и трябва да издадете отделна фактура за това предварително плащане. При издаването на фолио за авансов и плащания, системата автоматично създава такса за предварително плащане във фолиото, равна на сумата на плащането, и после го изважда от основното фолио за настаняване. За да бъде фолио за авансови плащания, трябва да: има плащане, да бъде затворено и да бъде създадено по няколко начина:
- Имайте плащане в фолио за задържане и преобразувайте фолиото за задържане в фолио за авансови плащания
- Можете също така да създадете фолио за авансови плащания чрез стандартно фолио, където имате 2 опции:
- създайте фолио за авансови плащания на базата на съществуващо плащане в основното фолио
- създайте фолио за авансови плащания на базата на процент от общата или избраната такса в основното фолио
Управление на фолиа за депозити
Фолиата за депозити са предназначени да записват получените плащания, за които не е нужно да издавате отделна фактура и накрая, ще върнете тази сума на платеца или ще я използвате за плащане на една или повече резервации. Някои от примерите за употреба са събиране на депозити за повреди или консумация, или получаване на предплащане за голяма група, което по-късно трябва да разпределите по няколко фолиа за групата. За да бъде разглеждано като фолио за депозити, то трябва да бъде отворено, да има постнато плащане и да няма такси.
- Добавяне на нови плащания.
- Анулиране на плащания.
- Трансфер на плащания към други фолиа.
Закрити фолиа / фактури
Много от горепосочените действия са възможни само докато фолиото е отворено. Необходимо е фолиата да бъдат приключени, след като всички промени са направени, гостите напуснат или поискат фактура. След като едно фолио е приключено, много от действията са ограничени и можете само да:
- добавите нови плащания
- анулирате съществуващи плащания
- използвате функцията "Отваряне на затворено фолио"
- Анулирайте целия документ
- генерирате корекционно фолио
Работа с корекционни фолиа
Често може да има нужда да направите промени вече издадени документи. Те могат да включват промяна на данните за фактуриране, анулиране на случайно направена такса или прилагане на отстъпка. Тези промени могат да бъдат направени с корекционни фолиа, по-известни като кредитни/дебитни бележки или фактури. Можете да изпълните следните операции:
- създайте пълно корекционно фолио, което по същество анулира оригиналната фактура
- създайте частично корекционно фолио, за да модифицирате сам о част от оригиналната фактура