Предназначение
Модул “Мероприятия и групови резервации” е разработен да отговори на нуждите на тези обекти, които често са домакини на различни по вид и обем мероприятия и съпътстващите ги групови резервации. Наборът от инструменти ще ви помогне в управлението на вашите зали, изготвянето на разнообразни оферти и организирането на целия процес от постъпване на запитването, провеждане на събитието до последващо фактуриране на предоставените услуги.
Функционални възможности
Всяко мероприятие се асоциира с профил на компания. В мероприятието може да отворите неограничен брой фолиа, в които да отразите предоставените услуги, включително депозитни фолиа (за предварителни плащания). Може да заложите стойности за маркетинговите елементи, така че услугите от конкретното мероприятие да се отчетат коректно в статистическите отчети.
Видове прояви
Може да дефинирате различни по вид прояви и дейности, които се провеждат на територията на вашия обект. Различните дейности се използват при изготвяне на мероприятията. Всяко събитие включва една или няколко дейности, разпределени по места и часове на провеждане. Имате възможност за период да получите списък на предстоящите дейности в хронологичен ред, с опция за филтриране по видове.
Блокове
Имате възможност да заложите блокове към мероприятията. Може да разглеждате блоковете като опция за запазване на стаи, без да е нужно въвеждане на конкретни резервации. Запазените чрез блокове стаи се приспадат от наличността за продажба и може да ги проследите самостоятелно в заетостта. Функционалността е достъпна само през мероприятия. Цената, заложена в блока, се включва в общата цена на офертата. За повече подробности вижте Блокове.
Резервации
Може да въвеждате хотелски резервации към мероприятието. Имате опция да обвържете резервациите с конкретния блок, който е запазил стаите за съответното събитие. Така въведена, всяка резервация ще използва по едно помещение от блока до пълното му изчерпване. Резервация към блок може да бъде създадена директно през вашата Онлайн резервационна система. За целта е нужно да предоставите на клиента кода на блока, предвиден за неговата групова резервация. Цените, заложени в блока, се пренасят в свързаните резервации. През мероприятието имате и бърз достъп за преглед и редакция на всички хотелски резервации, които са асоциирани към него.
Зали
Ако разполагате със зали, които отдавате под наем, с Clock PMS+ ще можете:
- Да конфигурирате залите, с които разполагате и добавите описание на техните особености и капацитет;
- Да отразите заемане на всяка зала по часове и дни;
- Да обозначите особености в подреждане и оборудване на залата, придружено със снимки за по-добра илюстрация за клиента;
- Да добавите вътрешни бележки, в помощ на персонала;
- Да заложите дължимия наем, който ще се добави към окончателната сума на офертата;
Кетъринг
За всяко мероприятие имате възможност да заложите множество дейности, свързани с предоставяния кетъринг. Имате опция да укажете:
- Разпределение по часове и места за изхранване;
- Указания за подреждане на помещенията и брой присъстващи лица;
- Описание за клиента относно съдържанието на менюто;
- Допълнителни бележки за персонала;
- Възможност за отразяване на дължимата сума, която ще се добави към окончателната сума на офертата;
Оферти
Имате опция да изготвите множество оферти за едно събитие. Всяка оферта отразява всички подробности относно ангажираните зали, включения кетъринг, блоковете за стаи и всички допълнителни описания и указания, предвидени за клиента.
- Възможност за персонален изглед на офертата - имате опция сами да конфигурирате изгледа на вашите оферти, така че да отговарят на визията на вашия бранд.
- Проследимост на всички изготвени оферти по номера и дати на изготвяне;
- Опция да добавите изискуема сума за предплащане;
- Изпращане на офертите по имейл с възможност за онлайн потвърждение;
Онлайн потвърждение и гарантиране
Към офертата може да добавите линк за достъп до платформата за онлайн потвърждение и гарантиране.
- Клиентът може да прегледа офертата, включваща програмата по дни и часове. Сумата на офертата се калкулира според заложените цени на ангажирани зали, кетъринг, блокове за стаи и други допълнителни услуги, ако има такива;
- Клиентът може да потвърди офертата като я подпише;
- Според активираната платежна услуга изискуемата сума може да бъде платена или клиентът да предостави данни за кредитната си карта. Това автоматично ще промени гаранционния статус на мероприятието на “Гарантирано”, а плащането (ако има такова) ще се отрази във фолиото му;
Фактуриране
За всяко мероприятие имате възможност да отворите неограничен брой фолиа. Поддържат се и депозитни фолиа, ако приемате предплащания, за които следва да бъдат издавани фактури. През мероприятието можете директно да начислявате услуги във фолиото, от което ще фактурирате. В тези фолиа могат да бъдат насочени и услугите за нощувки на хотелските резервациите, съпътстващи събитието. Фолиата може да приемат и трансфер на услуги от външни системи, например ПОС. Така на едно място се обобщават всички услуги, свързани с провежданото събитие. По този начин процесът по фактуриране е изключително опростен и лесно проследим.
Гаранционен статус
Можете да проследявате различни мероприятия, резервации за зала за мероприятия, кетъринг и блокове според техния статус. Гаранционният статус на дадено мероприятие (Незадължително, Негарантирано, Гарантирано) отразява статуса на свързаните с него елементи. Промяната на статуса е видима в съответните екрани и справки.
Копиране
Разработихме възможност за копиране на някои или всички елементи на дадено мероприятие - зали, кетъринг, блокове, включително съпътстващите ги начисления. Този инструмент ви позволява да създавате шаблони на мероприятия, които могат бързо да бъдат включени в конкретно мероприятие чрез копиране. Например можете да конфигурирате шаблони със стандартни параметри на кетъринга и зададена цена на човек. Функцията за копиране ви позволява да въведете нов брой лица за копирането, както и да преизчислите свързаните с него начисления в съответствие с новия брой лица.
Масова актуализация
Включили сме инструмент за групово актуализиране на всички елементи в дадено мероприятие. Функционалността ви позволява да изместите периода на мероприятието и да актуализирате информацията за всички резервирани стаи, кетъринг, блокове и съпътстващите ги начисления само с няколко кликвания.
Задачи
Функционалността "Задачи" може да се използва за подпомагане на работата на персонала, отговорен за подготовката на мероприятията. Можете да използвате съществуващия канал "Мероприятия" или да създадете отделен канал, в който да обобщавате всички задачи за изпълнение, свързани с провежданите мероприятия. Имате възможност да добавите задача за:
- Конкретно мероприятие - например задачата за изпълнение може да бъде напомняне за изготвяне на допълнителна оферта;
- Резервация на стая - можете да добавите задача към служителите, отговарящи за подготовката на стаята, която да се активира в деня преди мероприятието;
- Кетъринг - можете да добавите напомняне на служителите за някаква специална поръчка, например за приготвяне на празнична торта
- .