Création et Gestion de Folios
Pour assurer un suivi efficace des frais et des paiements, vous devez d'abord créer un folio. Ce folio peut concerner une réservation spécifique, une entreprise ou un client externe.
Folios Standard
Les folios standard sont les plus courants dans le système. Il s'agit essentiellement de la facture du client, qui contient généralement tous les frais d'hébergement, les paiements effectués, etc. Voici les opérations que vous pouvez effectuer avec ces folios :
- Ajout de nouveaux frais et paiements.
- Rectification des frais existants (y compris les opérations d'édition et d'annulation).
- Application de remises sur les frais énumérés dans le folio.
- Répartition des frais sur plusieurs folios pour une réservation ou une entreprise. Il existe plusieurs modèles pour cette répartition :
- Répartition égale entre les folios sélectionnés.
- Répartition proportionnelle entre les folios sélectionnés, où un pourcentage unique est spécifié pour chaque folios afin de déterminer la part qui lui sera transférée.
- Transfert de frais et de paiements entre les folios d'autres réservations ou entreprises.
- Annulation des paiements.
- Annulation complète d'un folio, ce qui annule tous les frais et paiements.
- Duplication d'un folio au sein de la même réservation ou compagnie, avec maintien des frais initiaux.
- Déduction des paiements anticipés ou des dépôts des paiements de folio.
- Saisie des données du destinataire, qu'il s'agisse d'un particulier ou d'une entreprise.
- Spécification d'une date limite de paiement pour le folio.
- Ajout de notes à un folio.
- Clôture d'un folio, qui peut s'accompagner de l'émission d'une facture.
- Réouverture d'un folio clôturé
Utilisation des Folios de Paiement Anticipé
Les folios de paiement anticipé sont utilisés lorsque vous avez collecté un prépaiement et que vous devez fournir une facture séparée pour ce prépaiement. Lors de l'émission d'un folio de paiement anticipé, le système crée automatiquement un frais de paiement anticipé dans le folio égal au montant du paiement et le déduit ensuite du folio d'hébergement principal. Pour qu'un folio devienne un folio de paiement anticipé, il doit : avoir un paiement, être clôturé et génèré de l'une des manières suivantes :
- En ayant un paiement dans un folio de dépôt et en transformant le folio de dépôt en folio de paiement anticipé
- Vous pouvez également générer un folio de paiement anticipé par le biais d'un folio standard, pour lequel vous disposez de deux options :
- générer un folio de paiement anticipé sur la base d'un paiement existant dans le folio principal
- générer un folio de paiement anticipé sur la base d'un pourcentage du total ou des frais sélectionnés dans le folio principal
Gestion des folios de Dépôt
Les folios de dépôt sont conçus pour vous permettre d'enregistrer les paiements reçus pour lesquels vous n'êtes pas tenu d'émettre une facture distincte et pour lesquels, à terme, vous retournerez le montant au payeur ou l'utiliserez pour payer une ou plusieurs réservations. Parmi les exemples de cas d'utilisation, citons la collecte d'un dépôt de garantie pour les dommages ou la consommation, ou la réception d'un prépaiement pour un grand groupe, que vous devez ensuite répartir entre plusieurs folios pour le groupe. Pour qu'un folio soit considéré comme un folio de dépôt, il faut qu'il soit ouvert, qu'un paiement y soit enregistré et qu'il n'y ait pas de frais.
- Ajout de nouveaux paiements
- Annulation de paiements
- Transfert de paiements vers d'autres folios
Folios Fermés / Factures
La plupart des actions ci-dessus ne sont possibles que lorsque le folio est ouvert. Il est nécessaire de fermer les folio une fois que toutes les modifications ont été effectuées, que les clients ont quitté le site ou qu'une facture a été établie. Une fois qu'un folio est fermé, de nombreuses actions sont restreintes et vous pouvez seulement :
- ajouter de nouveaux paiements
- annuler des paiements existants
- utiliser la fonction "Rouvrir"
- annuler l'ensemble du document
- générer un folio de correction
Utilisation des folios de correction
Il arrive souvent que vous deviez apporter des modifications à des documents déjà émis. Il peut s'agir de modifier les détails de la facturation, d'annuler un débit comptabilisé accidentellement ou d'appliquer une remise. Ces modifications peuvent être effectuées à l'aide de folios de correction, plus communément appelés notes de crédit/débit/factures. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
- générer une correction complète, ce qui revient à annuler la facture d'origine
- générer une correction partielle pour ne modifier qu'une partie de la facture originale