Objectif
Le module "Événements et Réservations de Groupes" est conçu pour répondre aux besoins des établissements qui accueillent fréquemment des événements de divers types et tailles, ainsi que les réservations de groupes associées. Cet ensemble d'outils vous aide à gérer vos salles de réunion, à préparer diverses offres et à organiser tout le processus, depuis la saisie de la demande, l'accueil de l'événement jusqu'à la facturation des services fournis.
Fonctionnalités
Chaque événement est associé à un profil d'entreprise. Vous pouvez ouvrir un nombre illimité de folios dans l'événement pour refléter les services fournis, y compris les folios de dépôt (pour les prépaiements). Vous pouvez définir des valeurs pour les éléments marketing afin que les services liés à l'événement soient correctement reportés dans les rapports statistiques.
Types d'Événements
Vous pouvez définir différents types d'événements et d'activités qui se déroulent dans votre hôtel. Les différentes activités sont utilisées lors de la préparation des événements. Chaque événement comprend une ou plusieurs activités, réparties selon les lieux et les horaires de l'événement. Vous avez la possibilité d'obtenir une liste des activités à venir dans l'ordre chronologique sur une période donnée, avec une option de filtrage par type.
Blocs
Vous avez la possibilité d'attribuer des blocs à des événements. Vous pouvez voir les blocs comme une option pour réserver des chambres sans avoir à entrer de réservations spécifiques. Les chambres réservées via des blocs sont déduites de la disponibilité à la vente, et vous pouvez les suivre indépendamment dans les statistiques d'occupation. Cette fonctionnalité est disponible uniquement via les événements. Le prix fixé dans le bloc est inclus dans le prix total de l'offre. Pour plus de détails, voir Blocs.
Réservations
Vous pouvez entrer des réservations d'hôtel pour les événements. Vous avez la possibilité de lier les réservations au bloc spécifique qui a réservé les chambres pour l'événement. De cette façon, chaque réservation consommera une chambre du bloc jusqu'à ce qu'il soit entièrement réservé. Une réservation dans un bloc peut être créée directement via votre système de réservation en ligne. Pour cela, vous devrez fournir au client le code du bloc pour sa réservation de groupe. Les prix fixés dans le bloc sont reportés sur les réservations associées. Grâce à l'événement, vous avez également un accès rapide pour visualiser et modifier toutes les réservations d'hôtel liées à celui-ci.
Offres
Vous avez la possibilité de faire plusieurs offres pour un même événement. Chaque offre reflète tous les détails des salles de réunion concernées, le service de restauration inclus, les blocs de chambres et toute description ou conseil supplémentaire pour le client.
- Vue personnalisée des offres : vous pouvez configurer la présentation de vos offres en fonction de votre image de marque
- Suivi de toutes les offres : numérotation et date des offres réalisées
- Option d'ajouter un montant de prépaiement requis
- Envoi des offres avec option de confirmation en ligne
Confirmation et Garantie en Ligne
Pour l'offre, vous pouvez ajouter un lien d'accès à la plateforme pour une confirmation et une garantie en ligne.
- Le client peut consulter l'offre, y compris le programme par jours et heures. Le montant de l'offre est calculé en fonction des tarifs fixés pour les chambres réservées, la restauration, les blocs de chambres et autres services supplémentaires, le cas échéant
- Le client peut confirmer l'offre en la signant
- Selon le service de paiement activé, le montant requis peut être payé ou le client peut fournir ses informations de carte de crédit. Cela changera automatiquement le statut de garantie de l'événement à "Garanti", et le paiement (le cas échéant) sera reflété dans son folio
Facturation
Pour chaque événement, vous avez la possibilité d'ouvrir un nombre illimité de folios. Les folios de dépôt sont également pris en charge si vous acceptez des paiements anticipés à facturer. Grâce à l'événement, vous pouvez poster directement des services au folio à partir duquel vous facturerez. Les frais d'hébergement des réservations d'hôtel liées à l'événement peuvent également être dirigés vers ces folios. Les folios peuvent également accepter des services transférés depuis des systèmes externes, tels que des points de vente (POS). Tous les services liés à l'événement sont regroupés en un seul endroit, simplifiant ainsi le processus de facturation et le rendant facile à suivre.
Vous disposez d'un ensemble de fonctionnalités opérationnelles qui accéléreront et optimiseront votre travail de gestion des événement.
Statut de Garantie
Vous pouvez suivre différents événements, réservations de salles de réunion, services de restauration et blocs en fonction de leur statut. Le statut de garantie d'un événement (Optionnel, Non garanti, Garanti) reflète le statut des éléments qui y sont liés. Le changement de statut est visible dans les écrans et rapports correspondants.
Copie
Nous avons développé la possibilité de copier certains ou tous les éléments d'un événement - salles, restauration, blocs, y compris les frais qui les accompagnent. Cet outil vous permet de créer des modèles d'événements qui peuvent être rapidement incorporés dans un événement spécifique via une copie. Par exemple, vous pouvez configurer des modèles avec des paramètres de restauration standard et un prix fixe par personne. La fonction de copie vous permet d'entrer un nouveau nombre de personnes pour la copie, ainsi que de recalculer les frais associés en fonction de ce nouveau nombre de personnes.
Mise à Jour en Masse
Nous avons inclus un outil pour mettre à jour en masse tous les éléments d'un événement. La fonctionnalité permet de modifier la période de l'événement et de mettre à jour les informations de toutes les chambres réservées, la restauration, les blocs et les frais qui les accompagnent en quelques clics seulement.
Tâches à Faire (To-Dos)
La fonctionnalité To-Dos peut être utilisée pour soutenir le travail du personnel responsable de la préparation des événements. Vous pouvez utiliser le canal "événements" existant ou créer un canal séparé pour résumer toutes les tâches à faire liées aux événements en cours. Vous avez la possibilité d'ajouter une tâche à :
- Un événement spécifique - par exemple, la tâche pourrait être un rappel pour préparer une offre supplémentaire
- Une réservation de chambre - vous pouvez ajouter une tâche pour le personnel responsable de la préparation des chambres, à activer la veille de l'événement
- La restauration - vous pouvez ajouter un rappel pour les employés concernant une commande spéciale, par exemple, la préparation d'un gâteau d'anniversaire