Les données individuelles sont stockées dans les profils des clients. Ces profils sont partagés par tous les hôtels de votre abonnement. Cela facilite l'utilisation et la mise à jour d'un profil créé dans un hôtel par d'autres hôtels du même abonnement.
Exemples d'Utilisation
Réservations
Les profils des clients jouent un rôle important dans la gestion des réservations, en remplissant deux fonctions principales :
Clients dans la Réservation
Chaque nouvelle réservation est associée à un profil de client spécifique. Lors de la création d'une nouvelle réservation, vous pouvez choisir parmi les profils des clients existants ou en créer un nouveau. Si vous associez la nouvelle réservation à un profil de société plutôt qu'à un client individuel, le système génère automatiquement un nouveau profil de client et l'associe à cette réservation. En outre, vous pouvez créer un profil pour chaque client supplémentaire impliqué dans la réservation, ou utiliser un profil existant s'il est disponible.
Cartes d'Enregistrement et Registre de l'Hôtel
Les informations du client relatives à la réservation sont saisies dans une carte d'enregistrement et stockées dans le profil créé pour lui. Ces informations sont ensuite utilisées dans le registre de l'hôtel. Lors de la prochaine visite du même client dans votre hôtel, il n'est pas nécessaire de saisir à nouveau ses coordonnées ; il suffit de vérifier si les données existantes sont à jour. Le type d'informations collectées auprès des clients peut être géré par le biais des paramètres. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Paramètres de profil possibles ».
Personne de Contact
En plus d'être un client, un profil peut également servir de personne de contact pour les réservations. Toute la correspondance relative aux réservations est envoyée à cette personne de contact.
Sociétés
Au sein des sociétés, les profils des clients peuvent être désignés comme personnes de contact. Lorsqu'une réservation est liée à une société spécifique, les coordonnées des personnes de contact peuvent être transférées dans la réservation en tant que personne de contact désignée.
Evénements
Le rôle des profils lors d'événements est le même que celui d'une personne de contact. Il peut être importé de la société organisatrice de l'événement (si une personne de contact a été assignée dans son profil), sélectionné parmi les profils existants dans le système, ou un nouveau profil peut être créé si la personne n'est pas déjà répertoriée dans Clock PMS+. Toutes les communications relatives à l'événement sont envoyées à la personne de contact désignée.
Folios/Documents
Un profil de client peut être choisi comme destinataire du folio ou du document.