Nous avons conçu la fonction To-Dos pour rationaliser la communication entre les différents services de votre hôtel. Il s'agit d'une amélioration numérique des mémos et des agendas papier traditionnellement utilisés pour les instructions de travail, les rappels, les notes importantes, etc.
Types de Tâches
Tâches Automatiques
Clock PMS+ est un système automatisé, et en tant que tel, il génère automatiquement des tâches sans intervention manuelle. Les tâches à faire sont générées par (mais ne sont pas limitées à) :
- Les réservations qui arrivent automatiquement du Channel Manager ou de votre moteur de réservation
- Les demandes de modification de réservation reçues via le portail MyBooking
- Si vous avez activé les services de paiement, une tâche est générée en cas de paiement réussi
- Surclassements automatiques via le portail MyBooking
Tâches Saisies Manuellement
Les utilisateurs ont la possibilité d'ajouter des notes personnalisées au format To-Do. Ces notes peuvent être liées à une réservation spécifique, à une société ou à un événement planifié, ou simplement servir de rappels sur l'écran de travail, apparaissant aux destinataires prévus. Pour chaque tâche, vous pouvez spécifier :
- La date d'activation
- Le niveau de priorité
- Le canal désigné
- La personne chargée de l'exécution
- L'état d'avancement
Organisation des Tâches
Canaux
Différents canaux permettent de structurer l'organisation des tâches. Les tâches automatiques sont attribuées au canal qui en est à l'origine, comme les réservations, le gestionnaire de canaux, les paiements, etc. Les tâches manuelles peuvent être attribuées à ces canaux ou à des canaux créés spécifiquement pour eux, comme le canal Réception qui contient toutes les tâches liées aux réceptionnistes.
Visibilité
Lors de la configuration de l'utilisateur, vous pouvez déterminer quels canaux de tâches sont visibles par chaque utilisateur. Par exemple, les employés de la réception peuvent voir les canaux Réservations et Réception, tandis que le personnel de ménage ne peut voir que le canal Housekeeping. Les utilisateurs ne peuvent voir et gérer que les tâches des canaux auxquels ils ont accès.
Écran de Travail
Les utilisateurs peuvent personnaliser l'affichage de leur écran de travail. Les tâches sont placées ici pour garantir leur visibilité. Vous pouvez définir un emplacement pour la liste courte et/ou détaillée des tâches sur votre écran d'accueil, qui comprendra toutes les tâches incomplètes des canaux activés pour cet utilisateur. Les tâches attribuées à une personne spécifique sont clairement séparées.
Archives des Tâches
Une liste complète de toutes les tâches enregistrées dans le système est conservée. Les informations détaillées pour chaque tâche sont les suivantes :
- La date de création et le créateur
- Mise à jour la plus récente et auteur de la mise à jour
- La date d'achèvement et l'auteur de l'achèvement