Dans le contexte de Clock PMS+, le folio désigne la facture d'un client. Lorsqu'un folio est ouvert, les frais et les paiements des clients, des entreprises et d'autres clients externes peuvent y être enregistrés. Lors de la fermeture d'un folio, il est possible d'émettre une facture. Toutefois, il n'est plus possible d'imputer des frais ou d'apporter des corrections à un folio fermé. Pour émettre une facture, il faut d'abord ouvrir un folio.
Les folio peuvent être utilisés dans plusieurs cas :
Folios de Réservation
Chaque fois qu'une réservation est créée, un folio est automatiquement généré. Si la réservation est liée à un tarif spécifique, les services inclus dans ce tarif seront automatiquement enregistrés dans le folio. Ce folio vous permet également d'enregistrer tous les services supplémentaires que le client a pu utiliser, ainsi que de transférer des services à partir de systèmes externes, tels qu'un point de vente. Vous pouvez créer autant de folios que nécessaire pour une seule réservation. Chacun de ces folios peut être clôturé par une facture ou simplement enregistré comme une facture d'hôtel clôturée.
Folios d'entreprise
Des folios peuvent également être créés pour les profils d'entreprise. Ils vous permettent de facturer différents types de services, y compris ceux liés aux réservation propres à l'entreprise, ou même de transférer des services à partir de systèmes externes.
Folios d'événements
Pour chaque événement, vous pouvez créer un ou plusieurs folios en fonction de vos besoins. Les folios événementiels regroupent une multitude de services, qui sont ensuite facturés à la société organisatrice.
Folios Non-Résidents
Clock PMS+ considère comme non-résidents tous les individus qui n'ont pas de réservation d'hôtel ou de profil d'entreprise, mais qui ont besoin de documentation pour les services utilisés. Dans ce cas, des folios de clients externes sont utilisés. Dans ces folios, seule la facturation manuelle des services est autorisée, ce qui signifie que les services provenant d'autres folios ou de systèmes externes ne peuvent pas être transférés.